Hoe Kan Je Alle Delen Van Je Bedrijf Verbeteren?

Hoe Kan Je Alle Delen Van Je Bedrijf Verbeteren? - Webdesign Mechelen
"Focus on being productive instead of being busy" - Tim Ferriss

Een bedrijf runnen kan complex zijn.

Als ondernemer probeer je continu je zaak bij te schaven door nieuwe dingen uit te proberen. Maar natuurlijk zijn niet alle taken even belangrijk waardoor het soms onduidelijk is of je tijd/energie en geld (3 meest waardevolle grondstoffen) op de meest effectieve en efficiënte manier worden gespendeerd om jouw doelen te bereiken.

Je moet onder andere rekening houden met de verschillende delen van jouw bedrijf die soms overweldigend kunnen zijn, de continue instroom van nieuwe informatie en technologieën waarvan je gebruik kunt maken en daarnaast ook nog zien dat je een persoonlijk leven kunt managen.

We willen allemaal meer "bang for the buck" op zowel persoonlijk als professioneel vlak.

Maar hoe vinden we juist de cruciale acties die het meeste impact kunnen maken op ons (bedrijfs)leven?

Druk op F11 om in volledig scherm te lezen!


De 5 Delen Van Jouw Bedrijf

Om deze cruciale acties te kunnen vinden is het handig om je bedrijf op te delen in kleinere stukjes. Dit help het overzicht te behouden en maakt het makkelijker om elk deel afzonderlijk aan te pakken.

De bottom-line waar een bedrijf over gaat volgens Josh Kaufman (schrijver van bestseller "The Personal MBA" en ex-project manager bij Procter & Gamble) zijn de volgende 5 kerndelen;

  1. Value creation (Het aanbieden van een product of dienst met een meerwaarde)
  2. Marketing (Waar anderen geïntresseerd in zijn)
  3. Sales (Waar ze bereid zijn om voor te betalen) 
  4. Value delivery/Customer Satisfaction (Opleveren van jouw product/dienst dat voldoet aan de verwachtingen en noden van jouw client)
  5. Finances (Aan een prijs die het voor jou de moeite maakt om verder te blijven doen)


Elke investering die niet gefocust is op het verbeteren van deze delen is op zijn best overbodig/inefficient en in het slechtste geval ronduit schadelijk en tijdsverspillend. 

Alright, maar hoe kunnen we nu concreet de acties vinden om deze delen te verbeteren?

De WIGWAM Methode

Een simpele methode die je kan toepassen om elk deel te verbeteren is de WIGWAM methode, deze staat voor;

  1. Watch (Wat zijn de factoren die dit gebied van jouw bedrijf beïnvloeden? Wat zijn de huidige dingen die werken/niet werken?)
  2. Ideate & Guess (Wat zijn jouw opties om deze factoren te verbeteren? + Wat is op basis van jouw huidige kennis de meest waarschijnlijke actie die je kan nemen om dit te verbeteren?)
  3. Which? (Kies je top 3!)
  4. Act (Wat moet er nu concreet gebeuren?)
  5. Measure (Meet het resultaat! Was je verandering gunstig/ongunstig?) 


Dit lijkt misschien wel vanzelfsprekend, maar 'common knowledge' wordt niet altijd consistent toegepast. We zijn soms zo geabsorbeerd in de drukte van onze zaak dat we geen tijd nemen om eens stil te staan en te reflecteren op onze acties. 

Om een beter beeld te geven van hoe dit juist in zijn werk gaat, heb ik hieronder nog een korte beschrijving vermeld van elke stap en een aantal tips om deze zo goed mogelijk aan te pakken!

Als dit vanzelfsprekend vindt, kan je dit overslaan en direct kijken hoe je deze praktisch kan toepassen

1) Watch

Stap 1: Bepaal welke factoren de 5 delen van jouw bedrijf beïnvloeden

  1. Wat zijn de factoren die de meerwaarde/productiesnelheid van jouw product/dienst bepalen? 
  2. Wat zijn de factoren die de effectiviteit van je marketing bepalen? 
  3. Wat zijn de factoren die de effectiviteit van je sales bepalen?
  4. Wat zijn de factoren die bepalen of je cliënten tevreden zijn met jouw product/dienst?
  5. Wat zijn de factoren die bepalen of je zaak financieel haalbaar is?
  6. Wat is er aan het werken momenteel? Wat werkt er niet? (doe meer van het eerste en minder/geen van het laatste)

2) Ideate 

Stap 2: Brainstorm over de verschillende mogelijke oplossingen

Heb je ooit al een gesprek gehad waarin je je eigen probleem oplost door gewoon luidop te brainstormen met hem/haar? Of wanneer je een probleem probeert te concretiseren/op te lossen door tekeningen te maken of dingen neer te schrijven? Dit noemt externaliseren.

Je kan je hoofd een beetje vergelijken met een fabriek die de antwoorden produceert op de vragen die je stelt. Mensen hebben echter beter overzicht over de informatie in hun hoofd door deze oftewel neer te schrijven oftewel gewoon luidop te denken.

"We don't know what we think until we see what we say" - Clifford Geertz

Tip: Het is altijd het beste om hierbij te zoeken naar oplossingen en niet naar oorzaken van problemen. De vraagstelling kan hierbij veel verschil maken! Vragen zoals: 

  • Waarom zijn mijn financiën zo slecht? 
  • Waarom heb ik geen klanten? 
  • Waarom let niemand op mijn advertenties 

Kunnen beter aangepakt worden door: 

  • Wat moet er gebeuren om mijn financiën te verbeteren? 
  • Hoe kan ik meer cliënten aantrekken voor mijn zaak?
  • Hoe kan ik ervoor zorgen dat er meer mensen letten op mijn advertenties?

De nuance is misschien klein, maar de antwoorden die je krijgt zijn héél verschillend en veel beter bruikbaar. Probeer je hier regelmatig op te betrappen!

Om zoveel mogelijk ideëen te vinden, zijn er een aantal dingen die je kan proberen;

  • Brainstormen
  • Rustperiode (Incubatie)
  • SCAMPER
  • Leren Van Anderen

2.1) Brainstormen

Webdesign Mechelen | Outside The Box

Dit is waarschijnlijk wel een techniek die iedereen kent. 

Gewoon een blad papier nemen en in het midden de probleem-oplossende vraag neerschrijven of ze gewoon luidop stellen aan jezelf.

Daarna gewoon alle antwoorden neerschrijven die in je opkomen!

Het belangrijkste hierbij is om jezelf niet te filteren, het selecteren komt pas achteraf.

2.2) Rustperiode (Incubatie)

Veel van ons denken gebeurd via het onderbewustzijn en studies tonen aan dat het overschakelen van een gefocuste toestand naar een meer oppervlakkige denkperiode de creativiteit doet bevorderen(1)

"The findings discussed in the current article support the idea that it is not merely the absence of conscious thought that drives incubation effects, but that during an incubation period unconscious processes contribute to creative thinking."

Als het antwoord niet vanzelf komt, is het een goed idee om jezelf een incubatie-periode (rustperiode) te geven waarbij je jezelf de probleem-oplossende vraag stelt en daarna een periode focust op lichter werk. 

Je onderbewustzijn gaat dan passief deze taak proberen op te lossen in de achtergrond.

Je kan bijvoorbeeld de vraag opschrijven op een blad papier en deze hangen/noteren op een plaats die je regelmatig tegenkomt. Dit geeft je onderbewustzijn de tijd om het te verwerken terwijl je gewoon door je dag gaat.

Je hebt een gelijkaardige situatie waarschijnlijk al meegemaakt waar het antwoord op jouw probleem je te binnen schiet onder de douche of terwijl je aan het fietsen bent. 

2.3) SCAMPER methode

Heb je absoluut géén idee waar te starten? Gebruik SCAMPER.

De SCAMPER methode is simpelweg een lijst met startvragen die kunnen dienen als startpunt voor te brainstormen. De scamper methode staat voor substitute, combine, adapt, modify, put to other use, eliminate en reverse

Dit zijn allemaal manieren waarop je elke beïnvloedende factor kan verbeteren. Lees meer hier.

2.4) Leren Van Anderen

Waarschijnlijk bestaan er ook andere organisaties die gelijkaardige diensten/producten aanbieden waarvan je kan leren! Bekijk voor elk deel van het bedrijf hoe anderen dit aanpakken en hoe je dit kan overnemen en verbeteren! 

3) Guess/Which 

Stap 3: Kies de meest waarschijnlijke optie die het meeste impact gaat maken op dit deel.

Meestal is het niet duidelijk wat we moeten doen uit al die opties en tasten we in het donker. Het is een beetje zoals een torpedo die zoekt naar zijn doelwit. Hierbij gaan we de omgeving "scannen" en daarna oftewel afstoten/bijsturen.


Uiteindelijk gaan we gewoon een richting uitproberen, feedback opnemen via ons "tracking system" en dan bijschaven op basis van de resultaten tot er een "hit/resultaat" is. 

De stap "guess" is toepasselijk benoemd omdat dit inderdaad onze meest waarschijnlijke gok is om onze zaak te verbeteren. Niemand kan de toekomst voorspellen, maar dat hoeft ook niet.

Kies simpelweg je top 3 van al de opties die je uit de vorige stap hebt behaald en voer de eerste (meest waarschijnlijke) uit!

4) Act 

Stap 4: Implementeer de verandering :)

Hoe ga je dit concreet aanpakken? 

  • Is er nog verdere informatie die je nodig hebt om deze verandering aan te brengen of heb je nog advies nodig? 
  • Welke tools ga je gebruiken om dit aan te pakken?
  • Wie is verantwoordelijk voor welke taken?
  • Wanneer moet het af zijn?

Als het een verandering is die veel tijd en energie vereist, is het een goed idee om eerst op kleinere schaal een testfase in te voeren!

5) Measure

Stap 5: Meet het resultaat dat je hebt veroorzaakt door de verandering!

Als laatste moet je niet blindelings dingen proberen, dan kan je uiteindelijk niet achterhalen of wat je doet effectief was. Hoe ga je accuraat meten of je verandering een impact heeft gehad? 

Via het wekelijks bijhouden van een aantal waardes in een excel bestand kan je éénvoudig de impact van jouw acties meten. Hier zijn een aantal dingen die je bijvoorbeeld kan bijhouden;.

  • Aantal tijd per project/client
  • Kwaliteitstesten voor jouw product/dienst
  • Het aantal gebelde/gecontacteerde cliënten per week
  • Het aantal overtuigde cliënten per gesprek 
  • Gemiddelde feedback rating van je cliënten
  • Inkomsten per maand
"What gets measured, gets improved" - Peter F. Drucker

"Nu, allemaal heel leuke quotes Simon, maar hoe kunnen we dit nu praktisch toepassen op de verschillende delen van onze zaak?"

Value Creation

Webdesign Mechelen | Value Creation

Value creation is het creëren van jouw product of dienst met een meerwaarde. Wederom is het een goed idee om deze op te delen in kleinere factoren (watch).  

Vragen die je jezelf kan stellen;

  • Welke factoren dragen bij tot de meerwaarde van jouw product/dienst? Hoe kan je deze verhogen?
  • Hoe kan je de snelheid van jouw value creation verbeteren? 
  • Hoe kan je de kwaliteit van jouw product/dienst verbeteren?
  • Hoe kan je nieuwe concepten snel genoeg testen alvorens er teveel tijd/energie en geld in te steken? (steek geen maanden/jaren in een nieuw concept vooraleer te testen!)
  • Welke nieuwe producten/diensten zou je jouw cliënten kunnen aanbieden? Naar wat zijn mensen momenteel op zoek?
  • Welke waarde kan ik bijhouden om de impact van mijn acties in dit gebied te meten?
  • Hoe doen anderen dit en welke delen kan ik overnemen/verbeteren?

Marketing & SalesWebdesign Mechelen | Marketing & Sales

Marketing & sales draaien voornamelijk over het enerzijds genereren van aandacht en anderzijds het overtuigen van nieuwe cliënten. Dit zijn opnieuw de doorwegende factoren die je marketing en sales gaan bepalen. 

Vragen die je jezelf kan stellen;

  • Hoe kan ik mijn zaak meer remarkable maken/meer doen opvallen? Wat zijn andere bedrijven aan het doen die eruit springen? 
  • Wie is mijn doelgroep en waar bevinden ze zich? + Hoe kan ik ze het beste bereiken? 
  • Wat zijn de voordelen die mijn cliënten kunnen halen uit mijn aanbieding? Hoe kan ik deze meer accentueren in mijn aanbod?
  • Hoe kan ik mijn voorstel visueel voorstellen zodat ze beter begrijpen wat ik aanbied?
  • Wat zijn een aantal gratis dingen die ik zou kunnen weggeven om mijn cliënten te informeren over de meerwaarde van mijn diensten?
  • Hoe kan ik mijn cliënten beter overtuigen van de meerwaarde van mijn diensten? 
  • Hoe kan ik mijn website aanpassen om meer aanvragen te krijgen? (deze kunnen we samen doorlopen ;))
  • Wat zijn de hoofdbezorgdheden van mijn cliënten en hoe kan ik bewijzen dat ze geen risico's lopen? 
  • Welke waarde kan ik bijhouden om de impact van mijn acties in dit gebied te meten?
  • Hoe kan ik de marketing en sales van anderen onderzoeken en deze overnemen/verbeteren?

Value Delivery/Customer Satisfaction 

Je maakt tijdens je gesprekken met je client natuurlijk een hoop beloftes die je wil nakomen. De tevredenheid van jouw cliënten staat gelijk aan de realiteit min de verwachtingen die je hebt geschept. Je kan de wereld beloven en deze ook geven, maar alsnog ontevreden cliënten hebben. 

Voor échte tevredenheid is het belangrijk om iets extra te voorzien dat niet in het aanbod zat en consistent hetzelfde kwaliteitsniveau op te leveren. Veel bedrijven voeren goede tactieken uit, maar échter niet consistent genoeg. 

Stel je voor dat elke keer je een cola drinkt, je een andere smaak zou proeven of als je naar de kapper gaat je ongeveer 50% kans hebt dat ze het deze keer wél goed doen. Je zou na een tijd stoppen met cola drinken en naar die kapper gaan. Mensen houden van gelijkvormigheid in hun aankopen.

Vragen die je jezelf kan stellen;

  • Hoe kan ik de verwachtingen van mijn cliënt overtreffen? (underpromise but overdeliver)
  • Welke tools kan ik gebruiken die de snelheid/kwaliteit van mijn dienst/product kunnen verbeteren?
  • Hoe kan ik mijn dienst/product éénvormiger maken? (Aanmaken van checklists/procedures/templates)
  • Hoe kan ik consistent in contact blijven met mijn cliënten?
  • Welke waarde kan ik bijhouden om de impact van mijn acties in dit gebied te meten?
  • Hoe doen anderen dit en welke delen kan ik overnemen/verbeteren?

FinanceWebdesign Mechelen | Finance

Natuurlijk is het resultaat van je harde werken niet voor niets en wordt je hiervoor ook beloond! 

Probeer via zoveel mogelijk wegen je financiën te verbeteren door; het aantal cliënten dat je hebt verhogen, de frequentie van aankopen verhogen, het aankoopbedrag per client te verhogen of gewoon je prijzen verhogen. 

Vragen die je jezelf kan stellen; 

  • Hoe kan ik mijn winstmarge verhogen? (door kosten te verlagen of inkomsten te verhogen)
  • Hoe kan ik meer cliënten winnen en deze frequenter laten komen?
  • Hoe kan ik het totale aankoopbedrag per client verhogen?
  • Hoe kan ik de meerwaarde van mijn product/dienst verbeteren of uitbreiden zodat ik mijn prijzen kan verhogen?
  • Hoe kan ik mijn boekhouding vereenvoudigen/automatiseren?
  • Waarin kan ik mijn inkomen investeren om er op langere termijn meer profijt uit te halen?
  • Welke waarde kan ik bijhouden om de impact van mijn acties in dit gebied te meten?
  • Hoe doen anderen dit en welke delen kan ik overnemen/verbeteren?

Essentie 

Dit zijn alvast een aantal manieren waarop je je huidige tactieken kan verbeteren! Uiteindelijk maken we de beste keuze met de beschikbare informatie die we momenteel hebben om onze zaak in de juiste richting te sturen. Er bestaat geen "absolute waarheid".

Ik ben uiteindelijk ook geen expert op al deze vlakken maar probeer op basis van wat ik al heb geleerd mezelf continu bij te schaven naar een betere richting. 

Je moet niet per sé alle stappen van het WIGWAM model doorlopen voor elk deel van je bedrijf. Je kan je ook gewoon een avond (of een zondag) aan je tafel zetten met een blad papier en proberen een aantal van deze vragen te beantwoorden. 

Kies daarna gewoon drie dingen waarvan je denkt dat ze het meeste impact zouden maken en probeer deze de volgende week eens uit.

Als je dit doet en er effectief resultaat van ziet - laat me dit gerust weten in de commentaren onderaan! :)  

Welke goede vragen kan je nog stellen om elk deel van je bedrijf te verbeteren? 

Alvast veel success & tot binnenkort! 

- Simon

Referenties 

  1. http://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC3990058/
  2. https://litemind.com/scamper/
  3. Personal MBA - Josh Kaufman
  4. The Ultimate Sales Machine - Chet Holmes
  5. Psycho-Cybernetics - Maxwell Maltz
  6. Hoofd van Simon

Vragen/Aanvullingen?

Gerelateerde Artikels